De feestmaand is in aantocht, dus zijn er genoeg redenen om een gezellige werkborrelborrel te organiseren. Denk aan een spontane Sinterklaas- Kerst- of Nieuwjaarsborrel. Of je nu in een kleiner bedrijf werkt of met een team binnen een grote organisatie, een borrel aan het einde van het jaar kan niet ontbreken! Weet je niet waar je moet beginnen en heb je hulp nodig? Bij deze dé tips voor het regelen van een geslaagde werkborrel!
Checklist
Het organiseren van een borrel kan redelijk chaotisch zijn. Keer op keer is het dan de kunst om naar de hoofdpunten te kijken. Dit kan je makkelijk doen aan de hand van een checklist. Door de important stuff op het lijstje te zetten kan je je hoofd leeg maken. De belangrijkste dingen schrijf je op de checklist. Al het extra’s wat je daarna nog bedenkt kan je later regelen.
Inspiratie opdoen
Natuurlijk wil je dat iedereen het naar zijn zin heeft op de borrel. Dit is soms lastig met veel (verschillende type) mensen, maar niet onmogelijk. Om een werkborrel interessant te maken voor meerdere mensen kan je een enquête afnemen over ieders wensen of een vergadering inplannen. Met een enquete krijgen alle collega’s een kans om hun ideeën op te geven of te stemmen op een idee. Dit is ideaal en anoniem. En een vergadering plannen namens de feestcommissie, daar wil iedereen toch met plezier heen?
Door de hulp van je collega’s check je wat zij amuserend vinden. Daarnaast voelen je collega’s zich meer betrokken, omdat zij ook mogen meedenken. Komen er een aantal ideeën uit de vergadering of enquête die op elkaar lijken? Dan zou je één van deze ideeën kunnen uitvoeren, de kans is groot dat veel mensen het een leuk idee vinden!
Voorbereiding #1 Budget
De werkborrel gaat ongetwijfeld geld kosten. Om te incasseren hoeveel de borrel gaat kosten maak je een lijst. Zo kan je gemakkelijk zien of het bedrag haalbaar is. Weet je niet hoe je zorgt voor een budget of hoeveel budget er beschikbaar is? Dan zijn er genoeg manieren om het budget te regelen. Vraag bijvoorbeeld je leidinggevende of baas of er een potje geld beschikbaar is.
Het kan ook andersom. Ben je bijvoorbeeld zelf de baas en heb je geen budget? Zorg er dan voor dat iedereen een bedrag neerlegt voor de borrel. Willen je collega’s niets inleggen, dan zou je ook kunnen kijken naar sponsoren. Wie weet wil de pizzeria om de hoek je drie dozen pizza doneren. Zo hebben jullie alvast een snack in de pocket. Er is meer mogelijk dan je denkt!
Voorbereiding #2 Locatie
Een borrel organiseren op de werkplek kan kostenbesparend zijn, de kosten op een externe locatie vallen vaak hoger uit. Een borrel op kantoor kan wel voor een bepaalde ‘werksfeer’ zorgen. Wanneer je uit het kantoor stapt zullen de meeste medewerkers makkelijker uit hun ‘werk comfort zone’ stappen.
De puinhoop en het schoonmaken is ook een puntje van aandacht. Door de borrel op een externe locatie te houden vermijd je schoonmaak irritaties en collega’s die er last minute snel tussenuit piepen.
Voorbereiding #3 Tijd
Een borrel begint meestal aan het einde van een werkdag. Na een productieve dag kan je niet verwachten dat je collega’s hun hele vrije avond opgeven. Zij spenderen hun tijd immers al de hele week op kantoor. Een duidelijke begin- en eindtijd geeft je collega’s een gerust beeld van de borrel. Laat de borrel niet te lang duren. De normale duur is ongeveer 1,5 á 3 uur. Deze tijd is genoeg om bij te kletsen of te netwerken (met die leuke vent van de marketingafdeling).
Voorbereiding #4 Drinks
Ook een belangrijk onderdeel van de borrel is the booze. Wanneer de borrel op een externe locatie wordt gehouden hoef je niet om te kijken naar het inslaan van hapjes en drankjes. Je zult nooit teveel of te weinig drank hebben. Spreek van tevoren wel een budget af met de gekozen locatie. Wanneer het budget op is, zijn de kosten voor ieders eigen rekening.
Voorbereiding #5 Sfeer proeven
Gezelligheid (kent geen tijd), that is the key! Hoe creëer je nou zo’n cosy ambiance? Zorg voor een moment dat je de werknemers bijpraat of kan bedanken. Wees kort in het geven van een (bedank)speech, maar probeer het wel gemeend over te brengen. Positiviteit, bijvoorbeeld door het geven van complimenten, zorgt voor een gezellige sfeer. Na de speech is het natuurlijk tijd voor feest en dansen!
Themafeestje?
Deze tip is niet van cruciaal belang, maar kan wél een goede toevoeging zijn. Wil je uitpakken met de borrel? Verzin dan een thema. Belangrijk is dat je het thema dan meeneemt in het decor van de borrel en de uitnodiging. Met een duidelijke beschrijving in de uitnodiging weten je collega’s beter wat zij kunnen verwachten. Door een thema toe te voegen is het makkelijker voor je collega’s om te bedenken wat zij bijvoorbeeld aantrekken. Daarnaast is het thema mee nemen in de locatie een pré. Zo komen je collega’s beter in de sfeer.
De uitnodiging
De uitnodiging is een soort visitekaartje voor je borrel. Door de uitnodiging zo fancy en aantrekkelijk mogelijk te maken wek je interesse bij je collega’s op. Want zeg nou zelf: “Ga jij naar een een borrel die saai gepresenteerd wordt?” I don’t think so. Er zijn een aantal dingen die je duidelijk moet hebben in een uitnodiging. Deze punten hoor je zeker te verwerken:
- Voor wie het is.. (make it personal!)
- De locatie (parkeren, ov in de buurt)
- Begin- en eindtijd (op tijd komen is efficiënt feest vieren)
- Activiteiten of pluspunten van de borrel (een workshop, gratis drankjes)
- De reden van de borrel (teambuilding, netwerken)
- De sfeer (gezellig, zakelijk, relaxt)
Kondig de borrel daarnaast op tijd aan. Vrijwel iedereen heeft een drukke agenda. Door de borrel ver vooruit te plannen heb je meer zekerheid dat iedereen kan komen. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd!
Maak iedereen enthousiast over de werkborrel
Tijdens je borrel kan er behoorlijk wat mis gaan. Vaak gaat het niet lopen zoals jij het geplant hebt. Dit zijn de twee grootste valkuilen tijdens het organiseren van een borrel:
- Te weinig eten of drinken
- No shows (zonder afmelding)
Een verstandige meid is goed voorbereid. Houdt daarom rekening met een extra voorraad eten en drinken. Zorg er ook voor dat een no show (zonder afmelding) not done is. Een surprise kan mensen enthousiast maken. Door je collega’s te vertellen over een verassing- maar niet wat de verrassing is – worden zij waarschijnlijk nieuwsgierig. Dit is precies wat je wilt. Wanneer je interesse wekt is er een mogelijkheid dat meerdere collega’s zich aanmelden. Wellicht wordt de borrel het gespreksonderwerp van de week. Iedereen wilt natuurlijk weten wat er gaat gebeuren.
Ook op lange termijn werkt het verrassing’s element. Dit effect krijg je alleen wanneer de verassing goed is uitgepakt. Hebben je collega’s een positieve ervaring aan de surprise over gehouden, dan komen zij waarschijnlijk bij de volgende borrel weer!
Wat zijn jouw gouden tips voor het organiseren van een legendarische werkborrel?
Meer over werkvloer zaken?
Hoe deal je met je dominante baas?
Cursus complimenten geven: why and how
Hoe deal je met een stinkende collega?
